Niesłusznie zapomniane nośniki wizerunku
Autor:
Grafik i wdrożeniowiec systemów informatycznych. Odpowiedzialny za sprawy komunikacji wizualnej a także za koncepcję i realizację filmów szkoleniowych, reklamowych oraz spotów. Współtwórca EMS - Elektronicznego Menedżera Szkoleń. Wiceprezes Zarządu Agencji SEDNO sp. z o.o. Redaktor naczelny serwisu Trener BIZNESU.
Tabu dokumentów
Dokument może być nośnikiem wizerunkowym. Może, bo w Polsce niewiele osób poświęca czas na dokumenty. Tymczasem jeśli dokument jest obligatoryjny (np. jak do niedawna oryginał faktury VAT) nośnik mamy „za darmo" bo i tak go musimy wygenerować z mocy prawa. Dlaczego więc nie skorzystać z tego? Szczęśliwcy dostrzegli już nawet, że w ramach jednostronnych dokumentów można wykorzystać stronę drugą jako nośnik reklamy. Kartka gratis, albo - jak kto woli - na rachunek Ministerstwa Finansów.
Istnieje w społeczeństwie swego rodzaju blokada dotycząca realizacji dokumentów i wymagania by były one na właściwym poziomie. Blokada ta powoduje, że znakomita ich większość zawiera wyłącznie treść, natomiast brak w nich jest formy. Co ciekawe - odkąd pamiętam - w pakietach firm produkujących oprogramowanie edycyjne były i są gotowe szablony do tworzenia dokumentów w rozmaitych stylistykach: formalnych, ekspresyjnych, swobodnych, itd. Mimo tego bogactwa, z którego z całą pewnością najbardziej znane są zasoby producenta pakietu Microsoft Office, do dokumentów formalnych rzadko trafiają atrakcyjne formy. Zadajmy sobie pytanie: czy w stercie CV nie warto pozytywnie wyróżniać się na dzień dobry? Czy w morzu papierów nie warto zrealizować dokumentu, który już na pierwszy rzut oka mówi więcej niż inne?
Dlaczego dokumenty formalne źle wyglądają?
Twierdzę, że dokumenty formalne źle wyglądają przez nieświadomość w zakresie skutecznej polityki wizerunkowej. W większości firm opanowano do perfekcji dokumenty sprzedażowe - oferty handlowe, odpowiedzi na zapytania, korespondencję z kontrahentami, katalogi, itp. Przepychem w tym zakresie szokujemy. Natomiast o dokumentach formalnych zapomina się produkując minimalistyczne formy praktycznie ograniczone wyłącznie do treści. I pewnie wszyscy zrzucą odpowiedzialność za ten stan rzeczy na komórki prawne i hr - „Przecież mi taki dokument przysłali no to wydrukowałam/łem a prezes podpisał..." Trudno wymagać od prawnika czy kadrowej biegłości w sprawach wizerunku, więc to nie ich wina. Winą należy obarczyć odpowiedzialnych za wizerunek. To oni powinni przewidzieć zapotrzebowanie na odpowiednie szablony w zależności od rodzaju dokumentu, a nie tylko dla cennika. I oni powinni zaproponować szefostwu pozytywną zmianę w tym zakresie.
Sztuka dla sztuki
Ktoś powie - dlaczego zadawać sobie trud i różnicować wygląd dokumentów, które służą jedynie sprawom formalnym i przechodzą przez niewiele rąk? Albo: ja korzystam z gotowych druków akcydensowych, więc poza dostawieniem pieczątki nie mam możliwości wpłynąć na ich wygląd.
Odpowiem tak: przez ile rąk przejdzie przygotowywana umowa współpracy? Przez niewiele? Ale czyje to będą ręce? Do ilu firm trafi świadectwo pracy byłego pracownika? Choć trudno oszacować ostateczną liczbę odbiorców dokumentów formalnych to z całą pewnością łatwo stwierdzić, że nadanie im odpowiedniej formy wpłynie na ich niepowtarzalność na stosie podobnych. W przypadku gotowych druków akcydensowych jestem pewien, że są one nośnikiem wizerunkowym... firmy jej produkującej. Proszę mi nie wierzyć na słowo tylko rzucić okiem, czy wykorzystywany przez Państwa kupny akcydens nie ma aby na każdej stronie i na każdej kopii charakterystycznych oznaczeń? Dzięki temu, że „zaoszczędziliśmy" sami z własnej woli reklamujemy producenta akcydensu umacniając go każdym użyciem jego wzoru puszczonym w obieg. Przypuszczam, że znakomita większość zakupów działa na zasadzie „weź te czerwone w kratkę, bo my takich używamy i są dobre". Czyli właśnie zadziałała komunikacja wizualna, tylko nie na naszą rzecz.
Co mówią dokumenty
Dokumenty firmowe, podobnie jak wiele innych świadectw, mówią nam o dojrzałości organizacji. Na razie możemy rozmawiać na ten temat właściwie wyłącznie zerojedynkowo na zasadzie czy ktoś ma czy nie ma komunikacji wizualnej. Mam szczerą nadzieję, że wkrótce będzie można szerzej analizować jakość komunikacji poprzez dokumenty firmowe. Z całą pewnością przy ich tworzeniu należy zwrócić szczególną uwagę na aspekt praktyczny dokumentu. Przestrzegam przed przerostem formy nad treścią, bo w tym konkretnym przypadku wszelkich ustępstw należy domagać się ze strony komunikacji wizualnej na rzecz treści, nie odwrotnie.
Konkluzja
Mam nieodparte wrażenie, że bez względu na to, czy mamy do czynienia z dokumentacją korporacyjną czy urzędową (z wyłączeniem dokumentów generowanych przez systemy), dokumenty trafiające w nasze ręce wyglądają jak wsad treściowy skopiowany do schowka, pozbawiony formatowania lub wykazujący cechy bezmyślnego formatowania maszynowego oderwanego od współczesnych możliwości edycyjnych najprostszych, nawet darmowych edytorów tekstu.
Nawet najbardziej skomplikowane logicznie konstrukcje tekstowe można prezentować w sposób przyjazny dla odbiorcy w zgodzie z komunikacją wizualną każdej organizacji. Jedyne co jest potrzebne do realizacji tego zadania, to świadomość tego zagadnienia. Tym, którzy nie chcą inwestować w szkolenie z tego zakresu polecam analizę dokumentów formalnych dojrzałych spółek, najlepiej z sektora bankowego lub ubezpieczeniowego. Szczególnie na sposób lokalizowania logotypu lub wpływania na niepowtarzalność dokumentu.
I najważniejsze - żeby mieć poprawną komunikację wizualną nie trzeba być spółką akcyjną, nie trzeba wydać fortuny. Jesteśmy dziś otoczeni sprzętem i narzędziami - wystarczy z nich skorzystać i zaprząc do pracy.
Szkolenie
Jeśli zainteresował Państwa ten artykuł zachęcam do szerszego spojrzenia na temat podczas warsztatów poświęconych temu zagadnieniu. Sądzę, że to doskonały wstęp do wewnętrznej dyskusji na temat standaryzacji dokumentacji organizacyjnej oraz lekcja narzędzi dających autonomię w dziedzinie tworzenia niektórych rozwiązań.
Szkolenia z tej samej kategorii:
Data i miejsce: 12.06.2012, Bydgoszcz
790 zł
Data i miejsce: 18.06.2012 - 19.06.2012, Katowice
1590 zł
Data i miejsce: 21.06.2012 - 22.06.2012, Katowice
1590 zł
Artykuły z tej samej kategorii:
